E-Defter Nedir? Kimler Kullanmalıdır? 2025 Güncel Rehber

Günümüzde dijital dönüşüm şirketlerin finansal ve muhasebe süreçlerini de kapsayacak şekilde yaygınlaşmaktadır. Bu kapsamda, e-Defter uygulaması şirketlere büyük kolaylıklar sağlayan dijital bir muhasebe sistemidir. Peki, e-Defter nedir, kimler kullanmak zorundadır ve kullanımının avantajları nelerdir? Bu rehberde e-Defter hakkında merak edilen tüm detayları bulabilirsiniz

E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan Yevmiye Defteri ve Büyük Defter'in elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Kağıt defterlerin yerine geçen bu dijital format, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulur ve saklanır.

Kimler E-Defter Kullanmak Zorundadır?

GİB tarafından belirlenen kriterlere göre, aşağıdaki firmalar e-Defter kullanmak zorundadır:

• E-Fatura Kullanıcıları: E-Fatura sistemine dahil olan mükellefler e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır.

• Brüt Satış Hasılatı 5 Milyon TL ve Üzeri Olanlar: 2023 ve sonrası dönemlerde brüt satış hasılatı belirlenen limitleri geçen firmalar e-Defter kullanmak zorundadır.

• Bağımsız Denetime Tabi Olan Firmalar: Finansal büyüklükleri nedeniyle bağımsız denetime tabi olan şirketler e-Defter kullanmalıdır.

• GİB Tarafından Belirtilen Diğer Sektörler: GİB belirli dönemlerde yeni düzenlemeler yaparak e-Defter zorunluluğu kapsamına yeni mükellefleri dahil edebilir.

E-Defter Kullanımının Avantajları

E-Defter uygulamasına geçmek firmalar için birçok avantaj sağlar:

• Kağıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.

• Vergi uyumluluğu sağlayarak denetim süreçlerini kolaylaştırır.

• Daha hızlı ve güvenli bir muhasebe süreci sunar.

• Veri kaybını önler ve elektronik ortamda güvenli saklama imkânı sunar.

• Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen formatta düzenlenerek resmi geçerliliği garantiler.

E-Defter Nasıl Kullanılır?

1. GİB Uyumluluğu Olan Bir E-Defter Uygulaması Seçin: E-Defter kaydınızı yasal olarak tutabilmek için, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı bir yazılım kullanmalısınız.

2. Elektronik Mali Mühür veya e-İmza Temin Edin: E-Defter’inizin resmiyet kazanması için mali mühür veya e-İmza kullanmanız gerekir.

3. Defterlerinizi Zaman Damgalı Olarak Oluşturun ve Saklayın: GİB tarafından belirlenen formatlarda oluşturulan defterler zaman damgalı olarak kaydedilmeli ve belirlenen süre boyunca saklanmalıdır.

4. GİB’e Periyodik Olarak Raporlama Yapın: E-Defter uygulamasında belirli dönemlerde GİB’e raporlama yapmak zorunludur.

E-Defter, şirketlerin dijital dönüşüm sürecine uyum sağlayarak muhasebe kayıtlarını güvenli, hızlı ve yasalara uygun bir şekilde tutmalarını sağlar. E-Defter kullanımına geçmek, finansal yönetiminizi daha verimli hale getirecek ve resmi yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirmenize yardımcı olacaktır.

Not: İmza Platform olarak, e-Defter’e geçiş sürecinizde uzman ekibimizle birebir destek sağlıyoruz. Daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.